目前,無論國外的大小客戶,在下單前都會讓供應商接受驗廠。企業想接到訂單首先要驗廠。
驗廠又叫工廠審核,俗稱查廠,簡單地理解就是檢查工廠。一般分為人權驗廠(社會責任驗廠)、品質驗廠(質量技術驗廠)、反恐驗廠(供應鏈安全驗廠)等等。很多客戶希望供應商在質量、社會責任(人權)、反恐等方面的管理體系達到一定的要求,因此在下訂單之前會自己或者委托第三方公證行檢查工廠狀況,在確認工廠沒有大的、嚴重的問題存在后,才能夠將工廠納入為到合格供應商名單,才會下訂單并長期合作。
驗廠目的
買家希望通過驗廠對供應商作進一步了解,獲得生產規模、管理水平、技術水平和勞資關系等方面的具體信息,并將這些信息比對其供應商標準作綜合評估,再根據評估結果進行取舍,驗廠報告為買家判斷該供應商是否可以長期合作提供了依據。
驗廠還可以幫助買家維護良好的聲譽和發展的可持續性。經常可以看到國外的一些媒體曝光某著名品牌使用童工、監獄工或者嚴重剝削勞力的事情,(比如蘋果公司在華的血汗加工廠)結果是這些品牌不僅遭受巨額罰款,還有來自消費者的聯合抵制。
現如今,驗廠不僅僅是采購企業自身的需要,也是迫于歐美法令的必要舉措。當然,這些解釋都有些太書面化了,其實我們現階斷絕大多數人去驗廠的目的更簡單,首先就是看這個工廠存不存在;其次看這個工廠的實際情況是不是跟宣傳資料和業務人員嘴上說的那么好。
驗廠的目的主要是想知道工廠的“軟硬”實力,就是想看到從接單到出貨的整個流程是如何處理的。
驗廠流程
第三方檢測檢驗機構現場安排驗廠流程一般包括6個環節,即首次會議、現場檢查、文件審核、工人面談以及管理者代表面談、末次會議。每個環節,對于工廠來說,需要不同的人員參與審核,同時又有很多的注意事項。
一、首次會議 1-2個審核員來工廠后,召開首次會議(驗廠相關負責人參加,審核員介紹此次審核的目的、要求、內容、行程安排、重點強調保密制度和禁止賄賂的相關要求,例如廠房、倉庫和宿舍的分布情況。
二、現場檢查要點 會議后,第三方檢測檢驗機構的審核員根據分工進行現場檢查?,F場檢查的范圍包括廠房平面圖,生產車間、倉庫、宿舍(如果有)、食堂(如果有)、廁所(重點)、門衛及醫務室等,主要關注工廠是否雇用童工或強迫勞動,安全、消防及環保狀況,以及工廠生產運作情況。還需要拍照存檔。
三、文件審核 文件審核是客戶驗廠的重中之重。重要的文件記錄包括工廠簡介(如果是租賃的廠房根據不同買家有些能接受租賃合同,有些不接受租賃的廠房)、營業執照、員工守冊、廠規廠紀、招工登記資料、勞動合同、工資表(重中之重),工資發放記錄(重中之重)、安全制度、培訓記錄、會議記錄、安全檢查和演習記錄(要求有照片)等。一般情況下第三方檢測檢驗機構都要檢查全部的人事資料,臨時工,不建議工廠在審核當日安排上崗工作,至少一年內的工時及工資記錄。審核員通過核算工時工資記錄的完整性和正確性,確定工資福利和社保是否符合當地法律要求。以上資料都會以照片的形式出現的報告中
四、工人面談 員工訪談是驗廠過程中,最容易出問題的環節。工人面談是審核員和工人代表的單獨談話,旨在了解工廠實際的管理制度和運作情況,是否有與資料不符的地方,以便審核結果更加真實和完整。工人面談一般以小組或者一對一的形式進行,不邀請工人管理者代表參加。面談工人一般由審核員自己挑選,而不是由工人自我推薦。
五、管理者代表面談 整個過程中,工廠應派一名協調員與第三方檢測檢驗機構的審核員進行配合,審核員會隨時問工廠的各種問題,以便了解工廠的實際情況。
六、末次會議 最后一個程序是末次會議,也有少數客戶不安排末次會議。在末次會議前,審核員會匯總審核過程中收集的資料,整理出一份審核結果。末次會議主要是向工廠代表通報審核結果,指出不合格項及法規、標準要求,回答廠方提出的疑問。
一般當天審核員結束驗廠流程后會撰寫審核報告,1周左右出正式驗廠結果報告。
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